Cosa si intende per conservazione delle fatture elettroniche?
La conservazione digitale (vedi: https://www.savinosolution.com) rappresenta un aspetto fondamentale per tutte le aziende che operano in Italia, soprattutto per quelle che emettono e ricevono fatture elettroniche. Ma cosa si intende esattamente per conservazione delle fatture elettroniche?
Cosa si intende per conservazione delle fatture elettroniche?
La conservazione delle fatture elettroniche consiste nell’archiviazione di queste ultime in formato digitale, al fine di garantirne l’integrità, l’autenticità, la leggibilità nel tempo e la disponibilità a fronte di eventuali controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.
In altre parole, ogni impresa che riceve o emette una fattura deve assicurarsi che questa venga archiviata in modo corretto ed efficiente. La normativa italiana prevede infatti l’obbligo di conservare le fatture (sia attive che passive) per un periodo minimo di 10 anni dalla data dell’emissione o della ricezione.
Perché è importante la conservazione delle fatture elettroniche?
L’importanza della corretta gestione della documentazione fiscale risiede nella necessità di garantire il rispetto degli obblighi fiscali previsti dalla legge. In caso contrario, infatti, ci si espone al rischio di sanzioni amministrative molto pesanti.
Inoltre, grazie alla digitalizzazione delle fatture, è possibile semplificare la gestione della documentazione fiscale e ridurre i costi di archiviazione e conservazione. Infatti, l’archiviazione digitale permette di ridurre gli spazi necessari per la conservazione dei documenti cartacei, eliminando anche il rischio di smarrimento o danneggiamento dei documenti stessi.
Come conservare le fatture elettroniche?
Per conservare le fatture elettroniche in modo corretto ed efficace, esistono diverse soluzioni tecnologiche disponibili sul mercato. Tra queste, possiamo citare:
Conservazione interna
La conservazione interna prevede l’utilizzo di un sistema informatico interno all’impresa per la gestione degli archivi digitali. In questo caso, l’impresa deve garantire l’integrità dei dati attraverso apposite procedure di sicurezza informatica.
Conservazione esterna
La conservazione esterna prevede invece il ricorso a terzi specializzati nella gestione dell’archiviazione digitale delle fatture. Questa soluzione garantisce maggiore affidabilità e sicurezza nella gestione dei dati fiscali dell’impresa.
Cosa fare in caso di controllo fiscale?
In caso di controllo fiscale da parte dell’Agenzia delle Entrate, è fondamentale essere in grado di fornire tutte le informazioni richieste per dimostrare la corretta tenuta della contabilità aziendale.
Pertanto, è importante conservare le fatture elettroniche in modo corretto ed efficace, al fine di garantire la disponibilità dei documenti in caso di necessità.
Conclusioni
In sintesi, la conservazione digitale delle fatture elettroniche rappresenta un aspetto fondamentale per tutte le aziende che operano in Italia. Grazie alla digitalizzazione della documentazione fiscale, infatti, è possibile semplificare la gestione degli archivi e ridurre i costi legati alla conservazione dei documenti cartacei.
Tuttavia, per garantire l’integrità e l’autenticità delle informazioni contenute nelle fatture elettroniche, è fondamentale scegliere una soluzione tecnologica adeguata alle esigenze dell’impresa.
Inoltre, è importante tenere sempre aggiornati i propri archivi digitali e verificare che i dati siano conformi alle normative vigenti. In caso di controllo fiscale, l’Agenzia delle Entrate può richiedere la consultazione dei documenti conservati e può effettuare controlli sulle modalità di gestione della documentazione fiscale dell’impresa.
Per questo motivo, è importante adottare le giuste misure di sicurezza per garantire l’integrità e la riservatezza dei dati conservati. È consigliabile inoltre redigere un piano di emergenza per gestire eventuali problemi tecnici o guasti informatici che potrebbero compromettere la conservazione delle fatture elettroniche.
Infine, è importante scegliere con attenzione il fornitore per la conservazione esterna, verificandone la professionalità e le competenze tecniche, nonché la conformità ai requisiti normativi in materia di conservazione digitale delle fatture elettroniche.
